Mit einem praxisnahen Konzept und der optimalen
Unterstützung geht vieles einfacher. Bitte beachten Sie, daß solche Konzepte, wie das
nachfolgende, bei sogenannten EDV-Consulting Unternehmen in der Regel sehr viel Geld
kosten. Eine Weitergabe ist also weder komplett noch im Detail ohne unsere Genehmigung
erlaubt. Für Sie als Interessent und möglichen Kunden ist diese Dienstleistung
kostenlos.
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Welt der
Handels-EDV sich simpel in den Kassen- und den WWS- Bereich einteilen ließ. Heute sind
Systeme gefragt, die sich viel mehr und effektiver in den Betrieb integrieren.
Schlagwörte wie Data-Base-Management, Kundenbindungssysteme, E-Commerce-Anbindungen,
Zeiterfassung sind nur ein kleiner Teil der Dinge die heute im Zusammenhang mit
Handels-EDV genannt werden müssen. Für viele, die einerseits nach Lösungen suchen und
andererseits nicht über eigene EDV-Strukturen verfügen, entstehen hier oft
unüberschaubare Zusammenhänge aber auch Vorurteile und Fehleinschätzungen. Die
nachfolgenden Informationen sollen hier zu Klärung beitragen.
Weg mit den Vorurteilen !
Vier Vorteile flankieren immer wieder den
gedanklichen Umgang mit dem Thema Warenwirtschaft:
Warenwirtschaft ist teuer und lohnt nur für
große Unternehmen
Nein, richtig ist:
Warenwirtschaft ist z.B. als artikelgenaues Kassensystem mit integrierter WWS bereits für
wenige 100 EUR (z.B. winTFS basis - Foto 420.- EUR oder winTFS-lite 249.-EUR)
erhältlich.
Zur Nutzung benötige ich qualifizierte
Mitarbeiter mit EDV-Kenntnissen
Nein, richtig ist: Bei guter Software ist
die Bedienung von Kasse und Software, zumindest der wichtigsten Funktionen, innerhalb
kürzester Zeit begreif- und somit nutzbar. Zwar sind Kenntnisse sinnvoll, aber innerhalb
der Programme nicht nötig.
Ich muß sofort alle Artikel perfekt verwalten und
eingeben
Nein, richtig ist:
Dass jeder
Tag, an dem Sie Ihre Artikel besser verwalten als ohne Software, schon sinnvolle
Informationen bringt. Selbst wenn Sie als ersten Schritt nur die Scannfähigkeit der
wichtigsten Artikel anstreben, informiert Sie die Statistik und das Lager bereits über
die Abgänge. Und auch wenn Sie Ihren Bestand mangels Inventur noch nicht kennen, ist
diese Zahl doch schon sehr aussagefähig. Und irgendwann folgt dann die Inventur.
Die Artikelanlage ist zu aufwendig
Nein, richtig ist: Gute
Branchenprodukte liefern Ihnen bereits viele wichtige Artikel mit und verfügen über
Schnittstellen zu Lieferanten und den Industriedaten.
Der Start:
Starten Sie sofort mit der neuen EDV !
In der Regel setzen Sie Registrierkassen ein, die einige Warengruppen benutzen und
vielleicht einige spezielle Artikel kennen. Eine optimale Lösung, die neue EDV in Betrieb
zu nehmen, ist es, genau dieses auf den neuen PC-Kassen zu realisieren. Legen Sie also nur
die Warengruppen an, oder nutzen Sie unser Warengruppengerüst. Damit haben Sie es
erreicht, daß Ihre Mitarbeiter die gleiche Technik wie zuvor, allerdings bereits am neuen
System einsetzen.
Nutzen Sie Stammdaten und
Preispflegefunktionen:
Die Systeme können mit Stammdaten vorgeladen werden. Das bedeutet, daß viele der
scannfähigen Artikel dem System bereits bekannt sind. Natürlich kann es Ihren VK nicht
kennen, aber es ist doch einfacher, einen Artikel zu ergänzen, als ihn komplett neu
anzulegen.
Besonders interessant für Sie: Das System verfügt über eine Funktion
"Verkaufspreise lernen". Diese Funktion arbeitet im Dialog, d.h. ein Artikel
wird gescannt und im Verkauf angezeigt und der Verkäufer wird gefragt, was der Artikel
kostet, und ob der Preis gelernt werden soll. Übrigens erhalten Sie ein Kontrollprotokoll
über die angelegten Preise.
Ohne Stress und Zwang zum Ziel !
Bisher war es für die Verkäufer recht einfach. Sie konnten Warengruppen benutzen und
einiges schon scannen und dabei dem System die Preise einpflegen. Die Fotoarbeiten können
in der Regel dank einem Standard der Großlabore immer gescannt werden und wenn das
Scannen nicht zum Erfolg führte, konnten ja die Warengruppen im Sinne von
"Sammelnummern" genutzt werden. Noch etwas runder läuft es, wenn Sie folgende
Tipps beachten:
Für Schnelldreher Expresscodes anlegen: Z.B. P4 für
Pass 4er Set oder Tasten bzw. Buttons damit belegen
Für Bildrücknahmen und die Bonuskarte die TFS -
Bildrücknahme-Funktion einsetzen
Eigene Artikelcodes für Waren ohne EAN abgrenzen,
z.B. M001 bis M999 als überschaubaren Nummernkreis
Ggf. für wichtige Artikel eine Barcodetafel an der
Kasse einsetzen (bei TFS erhältlich)
Artikelpflege im Detail
Alle genannten Hilfsmittel ersetzen die Artikelpflege nicht 100%ig. Eine gewisse
Zusatzpflege, insbesondere bei den wichtigen Artikeln ist sinnvoll. Hierzu gehört ggf.
die Pflege der Min/Max-Bestände und des Listen-EK´s. Am einfachsten pflegen Sie diese
Daten im Zusammenhang mit dem Wareneingang und der Zugangsbuchung. Also immer wenn ohnehin
ein Zugang gebucht wird, wird der angefasste Artikel geprüft ung ggf. gepflegt.
Bestandsgenaue Nutzung
Der letzte Schritt im Konzept ist die korrekte Bestandsführung. Ob Sie diesen Stand
nebenbei per Zugangsbuchung und Einzelbestandskorrektur (Immer wenn eine Wareneingang
gebucht wird, wird auch der reale Bestand zusätzlich ermittelt) oder per
Stichtagsinventur erreichen, liegt in Ihrer Wahl.
Welcher Zeitaufwand ist nötig
Geht man die oben genannten Schritte mit einer gewissen Kontinuität und Zielstrebigkeit,
ist es in ca. 2 bis 3 Monaten möglich, einen perfekten Stand zu erreichen.
Die Entzauberung der Schlagworte:Database-Management
Die Idee ist ganz einfach, wenn Ihre EDV in der Lage ist, Daten (hier Kundenadressen und
Infos) zu sammeln, liegt nichts näher als diese Daten sinnvoll zu nutzen. Ob Sie Ihren
Kunden aktuelle Informationen, Messehighlightes, Grüße zu einem Fest usw. senden, bleibt
Ihnen überlassen. In der Regel verfügen gute Softwareprodukte, wie winTFS, die
Daten
sammeln, über eine Exportfunktion und leistungsstarke Filter (Auswahlkriterien). Die
exportierten Daten werden dann z.B. im Serienbriefmodus von WORD oder winTFStext
eingesetzt, oder wie bei
TFS/ZEN 2000 direkt benutzt. Bei der Nutzung und Sammlung solcher Daten gelten die
Bestimmungen des Datenschutzes.
Kundenbindung:
Es ist bekanntlich einfacher, preiswerter und effektiver vorhandene Kunden zu binden und
mit diesen mehr und bessere Geschäfte zu machen, als neue Kunden zu gewinnen. Letzteres
sollte zwar nicht vernachlässigt werden, aber die Bindung der Kunden gewinnt im Zeitalter
der Verdrängung stärkerer Bedeutung. Kundenkarte, Bonussyteme und Mehrwertdienste helfen
dieses Ziel zu erreichen und sich selbst gleichzeitig Vorteile zu verschaffen. Die
Kundenkarte mit Bonusfunktion bietet dem Kunden (wie früher die Rabattmarke bei
Tante-Emma) nachvollziehbare Vorteile. Die Mehrwertdienste für Stammkunden hängen von
Ihrer Phantasie ab ( Nur zur Anregung: Lieferung der Fotoarbeiten, Schirmausleihe,
aktuelle
Schnäppchenliste per Post, Kameracheck usw.). Für Sie bietet die Kundenkarte, den
Vorteil, dass Sie die Verkäufe sehr einfach den richtigen Kunden, schnell und
zweifelsfrei zuordnen können.
e-commerce:
Das Internet und der elektronische Handel wachsen mit Riesenschritten und die Rolle des
Fotoeinzelhandels ist stetem Wandel unterworfen. TFS unterstützt Datenexport für
gängige Shopsysteme. Gemessen an den Ladenmieten sind Internetengagements preiswert
und dienen gleichzeitig als Visitenkarte, als Servicesites für Kunden. Hierfür wenige
Mark im Monat zu investieren kann auch ohne installiertem Shop sinnvoll sein.
Selbstverständlich unterstützt TFS auch die Annahme von Online-Bildaufträgen.
Siehe z.B. www.ofps.de
TFS, das Team für Software und Service
unterstützt Sie gerne beim Einsatz der Integration von EDV und Software. Wir nennen
Ihnen auch gerne Trainer und Unternehmen, die unsere Software schulen oder Kurse anbieten
oder machen Sie mit Referenzkunden bekannt, mit denen Sie von Kollege zu Kollege sprechen
können. Auch bei der Testversion stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Kundenaussagen:
Von vielen Kunden, die unsere Lösungen einsetzen, hören wir etwa folgendes: Ich habe
mich gescheut, EDV einzusetzen, weil ich den Einführungs-Aufwand, und eventuell
den finanziellen
Aufwand, für unüberwindlich hielt. Nun frage ich mich, warum habe ich mich nicht schon
früher entschlossen. Das Konzept und die Software wären optimal für mich
gewesen und der finanzielle Aufwand ist sehr gering.
Grundsatz:
Software und Kassensystem müssen Vorteile erbringen und dürfen weder für Kunden,
Mitarbeiter noch für den Händler Nachteile bedeuten. Die Software muss auch dann einen
hohen Nutzen garantieren, wenn auf Funktionen wie Bestandspflege oder automatisches
Bestellsystem ganz, teilweise oder vorübergehend verzichtet wird.
Der sanfte Einstieg in die
Warenwirtschaft