Fibexpo 
Programmbeschreibung und Handbuch

Grundsätzliche Infos und Funktionen: 
Fibu-Export Grundeinstellungen und Grundprinzip

Installation:

Führen Sie das Installations-Programm von CD aus oder fordern Sie die Installationsprogramme per E-Mail an. 

Aufruf:

Das Programm wird aus Programme gestartet oder per Doppelklick auf das Icon vom Desktop

Konfiguration:

Um das Programm zu nutzen müssen Sie folgende Mindesteinstellungen in „OPTIONEN/PARAMETER“ vornehmen:

Datenpfad: (Wählen Sie hier den Pfad, indem die winTFS Daten liegen (z.B. c:\wintfs\data. Sie können es eintragen oder über „F4 Ordner suchen“ im Windows-Dialog suchen.

 Konten: Zahlreiche Buchungen lassen sich automatisch kontieren. Legen Sie für solche Umsatzklassen die nötigen Konten nach Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung oder dem Steuerberater fest. Beachten Sie: Unsere Vorgaben sind nur Vorschläge.

Debitoren: Geben Sie an, nach welchen Kriterien die Debitorennummer erstellt werden soll. Arbeiten Sie mit Nummern aus der Buchhalten, können diese in den Adressen eingetragen werden. In diesem Fall muß das Programm gesagt bekommen, in welchem Feld die Debitoren-Nummer gespeichert ist. Der Support nennt Ihnen dann den „Auslese-Parameter“ (Sonderfunktion F6) 

Output-Pfad für den Datev-Export z.B. c:\fibuexpo

Geben Sie noch an, ob Datevexport realisiert werden soll und ob die Kassendaten im Datev-Modus übernommen werden sollen

Geben Sie an welche Daten (Kasse, Rechnung, Lieferscheine) übernommen werden sollen.

Eigene Indexe: ja !

Neue Periode buchen: 
Wählen Sie aus dem Hauptmenü – „buchen“ und dort „Journal-zeigen/buchen“. Nun können Sie in der Fußleiste die gewünschten Optionen aufrufen. In unserem Fall „Daten einlesen“.

Buchen (erweitern / korrigieren) 

Es sind nun die Daten der aktuellen Periode gelistet. Diese können korrigiert werden. Sie können aber auch neue Buchungen (Bank, Ware usw. einfügen). Hierzu beachten Sie bitte die Infos zum Thema „Buchen“ !

Datev-Export

Es wird je nach Einstellungen eine Datev-Export-Datei erzeugt, die Ihr Steuerberater in Nesy oder Rewe einlesen kann.  In der Regel werden die beiden Export-Dateien dann per E-Mail manuell an den Steuerberater gesendet.

Kontenplan, Splitbuchungen, wiederkehrende Buchungen und Textbuchungen.

Das Programm verfügt über einen gestaltbaren Kontenplan. Diesen können Sie erweitern und verbessern. Splitbuchungen sind möglich. Wiederkehrende Buchungen (z.B. Miete) kann angelegt werden. Textbuchungen erlauben Ihnen Buchungen über den Text zu suchen, Z.B. Provision.

Tipp! Falls Sie Internet-Zugang installiert haben und Ihr Steuerberater über eine Email- Adresse verfügt, können Sie den Daten- Output via Email an Ihr Steuer- Büro versenden. Hierzu tragen Sie die Email- Adresse Ihres Steuerberaters in Parameter / Email Versandadresse ein. Den Email- Versand starten Sie dann einfach im Menu Hilfe / Email versenden und übergeben als Anlage die Output-Datei.

Daten-Import: Das Verarbeiten der Daten aus Faktura und Kasse werden über den Menüpunkt "Buchen Journal zeigen/buchen" ausgeführt. Mit [F6] wird das Menü "Daten einlesen" geöffnet, mit [F2] das Einlesen der Faktura-Daten gestartet. Dabei muss immer der komplette Buchungsmonat (Buchungsperiode) übernommen werden. Achten Sie darauf, dass die Faktura-Daten vollständig (z. B. Stapellieferscheine) abgerechnet sind. Vorgabe ist immer der gesamte Vormonat. Das vorhandene Buchungsjournal wird dabei gelöscht und ein Buchungsstapel der entsprechenden Buchungsperiode erzeugt. Achtung! mit [L]ieferschein gekennzeichnete Rechnungen werden nicht übernommen, beachten Sie auch das Rechnungsdatum falls diese Rechnungen nach Daten-Import abgerechnet werden. Erlös, Kasse, Bank und Debitoren werden entsprechend der Parameter - Vorgaben verbucht. Sonstige Konten müssen, falls nicht in Faktura angegeben (z.B. Kasse, Ausgaben) nachträglich eingetragen werden. Mit [F3] kann direkt das Menu Daten Export aufgerufen werden.

Falls Faktura-Daten neu eingelesen werden müssen, können bereits manuell gebuchte Sätze erhalten bleiben, wenn [Manuell gebuchte Daten löschen] deaktiviert ist. Manuelle Buchungen (z. B. Bankauszüge oder Eingangsrechnungen) sollten erst nach dem Einlesen der Faktura-Daten ausgeführt werden.

Mit [F8] können manuell gebuchte Datensätze gelöscht werden.

Mit [F5] können Sie das Buchungs-Journal drucken, hier können Sie optional eine Kontonummer eintragen und z.B. nur das Konto "1600 KASSE" ausdrucken.

Daten-Export: Da es keinen Standard (außer bei DATEV) zur Übergabe der Buchungsdaten an die verschiedenen Fibu-Programme gibt, informieren Sie sich bitte, in welcher Form Ihr Fibu-Programm oder Steuerberater diese Daten anfordert. Einige Finanzbuchhaltungsprogramme (z. B. Lexware ) können die Daten von Fibexpo direkt aus der Datei (FBSTAPEL.DBF) importieren.

Mit [ENTER] starten sie den Daten-Output. Falls fehlerhafte Buchungen (Kontonummer nicht eingetragen) festgestellt wurden, wird mit ENTER direkt das Fenster Fehler korrigieren aufgerufen.

ASCII Schnittstelle: Diese Exportschnittstelle kann vom Anwender beliebig konfiguriert und an die Anforderungen des Finanzbuchhaltungsprogramms angepasst werden.

In besonderen Fällen kann eine entsprechende Export-Funktion von uns erstellt werden.

Zusatzmodul zum Datenexpor/Datev: Beachten Sie hier bitte die Checkbox "Output erweitert", ältere Datev-Anwendungen können nicht beide Formate bearbeiten. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater.

Schnellkorrektur: Die Felder Steuersatz, Steuerart, Steuerschlüssel und Konto können beliebig korrigiert werden. Dazu setzen Sie mit den Pfeiltasten oder mit der Maus den Browse-Cursor auf das gewünschte Feld und bestätigen mit [ENTER] oder linker Maustaste. Jetzt können Sie die Einträge korrigieren. Mit der Taste [TAB] wird die nächste Spalte angesprungen, mit [SHIFT+TAB] das vorherige Feld. Mit den Tasten [Pfeil auf] und [Pfeil ab] springen Sie in die vorherige oder nächste Zeile, die Eingaben müssen mit [ENTER] bestätigt werden. Dabei wird automatisch die nächste Zeile angesprungen. [ESC] beendet den Korrekturmodus. Mit [F2] kann eine Buchung ebenfalls korrigiert werden. Bei Faktura-Buchung nur Soll, Haben, Steuersatz, Steuerart und Steuerschlüssel.

Manuell buchen oder Buchung neu: (beachten Sie bitte Besonderheiten bei Datev Mit der Taste [Einfg] kann eine neue Buchung (z. B. Bank oder Eingangsrechnung) in der aktuellen Buchungsperiode angelegt werden. Sofern die Konten im Kontenplan angelegt sind, werden Steuerschlüssel und Autotext übernommen. Die Steuerschlüssel und der Autotext können beliebig überschrieben werden. Falls ein Konto nicht im Kontenplan angelegt ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Die Buchung ist jedoch zulässig. Eine Prüfung der Buchung kann nur im weiter verarbeitenden Programm erfolgen. Mit [F3] können Sie nach einem Konto im Konten-Plan suchen oder ein neues Konto anlegen und mit [ENTER] übernehmen. Manuell erzeugte Buchungen können mit [F8] wieder gelöscht oder mit [F2] geändert werden. Falls Sie, wie z. B. für DATEV, den Steuerschlüssel vor die Kontonummer setzen müssen kann, dieser automatisch aus dem Kontenplan übernommen werden. Hierzu aktivieren Sie im Parameter die Checkbox "Steuerschlüssel automatisch vor Konto setzen". Mit Mausklick auf den Buchungs-Stapel kann dieser aktiviert und eine Buchung zum Ändern oder Löschen angewählt werden. Mit [TAB] oder Mausklick schalten Sie wieder in das Eingabe-Feld zurück.

Buchungstexte: mit Hilfe von Buchungstexten beschleunigen Sie das Erfassen Ihrer Buchungen erheblich. Die Buchungstexte können während des Buchens mit [F12] gespeichert werden, dabei werden die Felder Betrag, Buchungstext, Sollkonto, Habenkonto und Steuerschlüssel sofern mit einem Wert belegt abgespeichert. Speichern sie also nur die sich wiederholenden Einträge. Mit der Eingabe eines Zeichens im Feld Buchungstext wird automatisch der entsprechende Eintrag in der Buchungstext-Liste angewählt und mit [F6] wird die Buchung mit allen Vorgaben übernommen.

Kontenbeschriftung: mit [F7] öffnen Sie Das Fenster [Konto beschriften], hier können Sie ein neues neue Konto anlegen, mit [F3] im Kontenplan ablegen und mit [F2] in den Buchungsstapel zur späteren Übergabe an die FIBU. Diese Kontenbeschriftung wird zur besseren Unterscheidung von Buchungen in grün angezeigt und kann bei Bedarf mit [F8] wieder gelöscht werden.

Besonders zu beachten beim Buchen für DATEV:

1. Soll und Haben werden durch Vorzeichen im Buchungsbetrag gekennzeichnet

2. Soll-Konto = Konto, Kreditor, Debitor, Bank, Kasse (keine Sachkonten*)

3. Haben-Konto = Gegen-Konto

4. Steuerschlüssel ist immer Bestandteil vom Gegen-Konto

5. Belegnummer muss angegeben werden

Beispiele:

Parameter: Im Menü "Optionen / Parameter" werden alle individuellen Grundeinstellungen vorgenommen. Falls Ihre Fibu Steuerschlüssel anstelle Steuersatz anfordert, muss in der Spalte SS der dem Steuersatz zugeordnete Steuerschlüssel (z. B. 9 für 16% ) eingetragen werden. Dateiname Output ist optional und sollte nur bei Bedarf vergeben werden. Fibexpo erzeugt automatisch einen Dateinamen aus Madantennummer-Buchungsmonat-Buchungsjahr.+TXT .

Insbesondere sind die Einstellungen für die Debitoren-Konten zu beachten.

Passwort: das Passwort wird nur bei erweitertem DATEV- Output benötigt, und dient zur Mandantenkontrolle.

11000 + 0 Ziffern aus Kundennummer alle Ausgangsrechnungen werden auf das Konto 11000 gebucht. Alle Ausgangsrechnungen werden auf das Konto 11000 gebucht

11000 + 4 Ziffern aus Kundennummer (Kundennummer = z. B. 4345) Debitoren- Konto = 15345, beachten sie dabei, dass die maximale Kontonummer (z.B. 69999) nicht überschritten wird.

Präfix 10 + 4 Ziffern aus Kundennummer (Kundennummer = z. B. 4345) Debitoren- Konto = 104345

Sonderfunktion: Hier kann ein Macro zur Übernahme einer Debitoren-Kontonummer aus der Adress-Datenbank der Faktura eingerichtet oder ein vordefiniertes Macro aus der Liste übernommen werden. Dazu können Sie z. B. eines der Zusatzfelder der Adress-Datenbank nutzen. Bei korrekter Erstellung des Macros wird dann die in der Rechnungsadresse hinterlegte Kontonummer übernommen. Falls bei einer Adresse keine Kontonummer hinterlegt ist, wird die Kontonummer nach obiger Regelung erzeugt.

Steuerschlüssel automatisch vor Konto setzen: Falls diese Checkbox aktiviert ist, wird beim manuellen Buchen der im Kontenplan hinterlegte Steuerschlüssel, beim Speichern der Buchung vor die Kontonummer gesetzt.

Beispiel Sie buchen das Konto "6530 Benzin". Steuerschlüssel im Kontenplan ist "90" die Buchung wird dann mit der Kontonummer "906530" abgespeichert und an DATEV übergeben.

Eigene Indexe: bei Aktivierung dieser Checkbox werden eigene Indexdateien (Sortierung) erzeugt, dies dient der Kompatibilität verschiedener Programmversionen.

Rechner: Mit [F9] wird der Rechner aufgerufen. Der Rechner kennt die 4 Grundrechenarten und kann gleichzeitig die Zweitwährung z.B. EURO verarbeiten und umrechnen. Das Rechenergebnis kann mit [F10] in ein aktives Eingabefeld übernommen werden. Zur besseren Übersicht werden die letzten 10 Rechenoperationen angezeigt. Beachten Sie bitte, dass bei Eingabefeldern ohne Dezimalstellen das Ergebnis nicht korrekt übernommen werden kann.

Reorganisation: Hier können bei Bedarf die Index-Dateien (Such- und Sortierfunktionen) zum Kontenplan neu aufgebaut werden

Splitt- Buchung: Mit [F7] öffnen Sie das Menu Splitt-Buchung. Hier kann die ausgewählte Buchung aufgesplitted werden. Nach Änderung des Betrages und bestätigen der Konten im originalen Buchungssatz wird automatisch ein neuer Buchungssatz mit dem Rest-Betrag angelegt. Dieser Vorgang kann beliebig wiederholt werden. Wenn der Rest- Betrag gleich [0.00] ist, werden Mit [F2] diese neuen Buchungssätze gespeichert und in den Buchungs-Stapel eingefügt.

Buchungsperiode sichern: Auf Wunsch können Sie hier das aktuelle Buchungs-Journal z.B. zur späteren Einsichtnahme oder zum Druck sichern. Dabei wird automatisch die Buchungs- Periode u. Jahr z.B. 03-2000.FST als Dateiname vergeben. Achtung bei nachfolgenden Änderungen muß das Buchungs-Journal neu gesichert werden.

Buchungsperiode zeigen: Gesichertes Buchungs- Journal zeigen und drucken.

Aus dem Hauptmenü lassen sich die einzelnen Untermenüs mit [Alt] und dem unterstrichenen Buchstaben des Menüpunkts anwählen. Aus dem Untermenü wird das gewünschte Programm durch einfache Eingabe des unterstrichenen Buchstabens oder durch die Eingabe des Anfangsbuchstabens ausgewählt.

Einige Tasten innerhalb von Fibexpo haben immer die gleiche Funktion.

ESC Verlassen, zurück ohne Änderung, [Abbruch] mit dieser Taste können Sie auch schrittweise zum Ausgangspunkt des Programms zurückschalten.

F1 Ruft innerhalb der einzelnen Programmteile das entsprechende Hilfe-Thema auf .

TAB In der Eingabe-Maske springen Sie in das nächste Eingabe-Feld.

Enter Bestätigung eines Befehls oder einer Vorgabe

Return Siehe bei [Enter] (gleiche Taste anderer Name)

Einfg/Insert Innerhalb von Texteingaben wird vom Überschreibmodus in den Einfügemodus geschaltet. In einigen Modulen wird mit dieser Taste ein neuer Datensatz angelegt.

Entf/Del Mit dieser Taste können Sie im Editiermodus das Zeichen auf dem der Cursor steht löschen.

Backspace Taste über der Returntaste die mit einem Pfeil der nach links zeigt. Die Taste löscht bei jeder Betätigung ein Zeichen nach links. Daher stammt auch die unaussprechliche deutsche Bezeichnung: Rücklöschtaste!

Pos1/Home Taste, die je nach Modus entweder den Cursor an den Bild- bzw. Textanfang oder an das erste Zeichen einer Zeile setzt.

Ende/End Taste hat im Programm neben der Standardfunktion auch die Funktion, Aktionen sofort zu bestätigen. Innerhalb verschiedener Programmteile bedeutet diese Taste: Ende der Aktion, bestätigen und OK gleichzeitig. Damit wurden unnötige Rückfragen (wollen Sie wirklich Ja oder Nein usw.) abgekürzt, ohne die häufig eingesetzte Enter-Taste, die oft voreilig gedrückt wird, zu belegen. Die Standardfunktion ist, innerhalb von Text- bzw. Anzeigebildschirmen, ein Positionieren des Cursors auf dem Zeilen-, Listen- oder Bildschirmende zu erreichen.

Pfeiltasten Blättern von einer Zeile oder einem Feld zum nächsten.

Bild auf/ab Im Anzeigemodus bzw. Textmodus können Sie mit dieser Taste ganze Seiten blättern. In manchen Programmteilen können Sie mit dieser Taste Vorgabeeinstellungen übernehmen und somit schneller Aktionen abschließen. Diese Eingabemöglichkeit finden Sie z. B. bei den Parametermenüs oder bei den Abschlussmenüs.

Alt Taste, die meist in Kombination mit einer anderen, gleichzeitig zu drückenden Taste (Sicherheitsaspekt), eine Reaktion zeigt.

Strg/Ctrl Siehe bei Alt-Taste

Shift Die Shift-Taste ist die sogenannte Umschalttaste Groß-/Kleinschreibung)

Konten-Plan: Hier können Sie den Kontenplan erweitern oder ändern. Die Suche nach einem Konto erfolgt einfach indem Sie eine Konto-Nummer oder Konto-Bezeichnung eingeben. Mit der Taste Entf/Del kann der Suchbegriff komplett gelöscht werden, mit der Taste Backspace kann ein Zeichen gelöscht werden.

Konto neu anlegen: Mit der Taste Einfg. können Sie ein Konto neu anlegen. Hier sind besonders die Felder Steuer, Steuerart, und Steuerschlüssel zu beachten, die Einträge müssen den Anforderungen des Finanzbuchhaltungsprogrammes entsprechen. Die Kontonummer 0 ist nicht zulässig. Mit [F2] kann ein Konto geändert und mit [F8] gelöscht werden.

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