winTFS Kurz-Anleitung für die Testversion

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Grundsätzliches: Diese Kurzinformation soll Ihnen den schnellen Einstieg ermöglichen. Da die Software sehr anwenderfreundlich konzipiert ist, erschließen sich oft auch weitere Funktionen wie von selbst. Natürlich ist es auf wenigen Seiten nicht möglich, alle Finessen und Funktionen der Software auch nur annähernd komplett darzustellen. Hierfür gibt es ein umfangreiches Handbuch, welches für eine Schutzgebühr von 15.- Euro  verfügbar ist. Selbstverständlich steht Ihnen auch die Hotline und der Vertrieb gerne für Rückfragen zur Verfügung (auch zur Testversion).

Installation von winTFS: Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf „das Setup-Progrmm welches Sie via E_mail oder CD erhalten haben

Programm starten: Wie unter Windows üblich, doppelklicken Sie einfach auf das winTFS 32-Icon (kleines Sinnbild). Nun startet das Programm. Ggf. wählen Sie erst die Programmgruppe

Menü: winTFS ist wie ein Menü aufgebaut. Wählen Sie einfach auf die Ihnen angenehmste Art einen Menü-Punkt aus. Die Bedienung orientiert sich an den Standards von Windows.

Branchenfunktionen: In dieser Version sind Sonderfunktionen und Module für den Fotohandel verfügbar (Fotoarbeiten nach EAN-Nr., Bildrücknahme, Reparaturverwaltung und Archivbuch) Weitere Branchenfunktionen auf Anfrage.

Kassenmodul

Verkauf mit der Kasse: Das Kassenmodul aus dem Hauptmenü (F5, oder Kassen-Button aktivieren) starten und ggf. die Verkäufernummer eingeben.

Artikel wählen: Die Artikelwahl kann mit Hilfe eines Barcodelesers, mit der Eingabe eines Suchcodes oder der Artikelnummer durchgeführt werden. Mit der Taste F2 kann auch direkt in die Lagermaske zum Suchen geschaltet werden. Wenn Sie das Feld „Artikelnummer" frei lassen, können Sie auch freie Artikel verkaufen. Nach der Artikelanwahl wird der Artikel komplett in die Liste übernommen. Sie können nun ggf. die Menge ändern oder den Preis ändern. Schon können Sie den nächsten Artikel scannen, tippen oder suchen. Übrigens, die Kasse ist in der Lage, den VK-Preis zu erlernen, wenn im Artikelstamm noch kein VK angelegt ist.

Verkauf abschließen: Beenden Sie den Verkauf durch einen Druck auf die Taste „Ende".

Zahlvorgang: Wenn Sie den Verkauf beendet haben, befinden Sie sich im Zahlungsmenü. Die Kasse fordert nun die Zahlsumme. Tragen Sie ein, was Sie vom Kunden erhalten und die Kasse ermittelt, ob noch nachgefordert, oder ob herausgegeben werden muss. Mehrere Zahlarten, auch gemischt, stehen zur Verfügung. Selbstverständlich wird der EURO angeboten und auch gedruckt.

Sonder- und Zusatzfunktionen der Kasse:

• [F3] Setverkauf : Kombinieren Sie Artikel zu einem Set mit neuem Preis
• Multipack-Preise: Sofern im Lager gepflegt, kann die Kasse Sonderpreise für Mengen gewähren.
• Sonderpreise: Im Lager angelegte, zeitlich begrenzte Sonderpreise
• Rücknahmefunktion: Damit realisieren Sie schnell und überschaubar die Verwaltung von Rücknahmeartikeln wie: Pfand, Bildrücknahmen, Bonuskarten usw.
• Kundenadresse wählen: Ordnen Sie den Barverkauf einer Adresse zu, ggf. via Kundenkarte.

Rechnungsmodul

• Rechnung erstellen: Wählen Sie den Schnellbutton oder das Menü: "Faktura/Rechnung neu".
• Adresse wählen: (Siehe auch Adressen)
  Wählen Sie eine Adresse, oder legen Sie eine Adresse neu an. Suchen können Sie über den Namen, oder den Zusatzindex. In den Adressen wählen Sie mit den Pfeiltasten (blättern).
• Artikel erfassen: Erfassen Sie Artikel, wie im Kassenmodul beschrieben.
• Erfassung beenden: Beenden Sie die Artikelerfassung mit der Taste „Ende".
• Abschlußmenü: Im Rechnungsabschlußmenü entscheiden Sie, ob Sie Rechnungen oder Lieferscheine drucken und wie oft. Füllen Sie die Felder mit den Konditionen aus, die für Ihren Kunden gelten.

• Rechnung speichern und erneut bearbeiten: Der erfasste Auftrag wird nach dem wirksamen Verlassen des Abschlußmenüs gespeichert und kann jederzeit geprüft, bearbeitet, gedruckt oder gelöscht werden (ggf. durch Passworte eingeschränkt).

Stapel- bzw. Sammelrechnung (Monatsrechnung)

• Sammelrechnung: Nutzen Sie anstelle des Rechnungsmoduls die Funktion „Stapel" „Sammellieferschein / Sammelrechnung". Dort können Sie aus den Stapellieferscheinen sogenannte Monatsrechnungen erstellen. Übrigens, alle in der Kasse als Lieferschein gespeicherten Vorgänge sind ebenfalls Sammellieferscheine.
• Lieferschein erstellen: Wählen Sie den Schnellbutton „Stapel" an. Die Erfassung und Bedienung ist die gleiche wie im Rechnungsmodul.
• Sammellieferscheine suchen / ändern: Über die Funktion „Faktura - Auftrag suchen - Sammelieferschein" können Sie vorhandene Lieferscheine suchen und bearbeiten.
• Sammelrechnung erstellen: Wählen Sie aus „Faktura" die Funktion „Monatsdruck" oder wählen Sie aus der Suchliste (Faktura, Auftrag suchen, Sammellieferschein) einen Kunden. Sie können den Kunden oder alle Kunden abrechnen. Die Liste wird im Stapelbetrieb abgearbeitet und die Rechnungen entsprechend erstellt.

Adressenmodul

• Adressen pflegen und nutzen: Nahezu alle Funktionen greifen auf Adressen zu. Adressen können auch während einer Auftragsbearbeitung neu angelegt werden. Die gesamten Adressenfunktionen stehen Ihnen im Menü „Adressen" zur Verfügung.

Neu anlegen: Wählen Sie die Funktion „Neu anlegen" aus und füllen Sie die Bildschirmmaske aus.

Tipp: Der Name1 ist der wichtigste Suchbegriff. Geben Sie zuerst den Suchnamen (Firmen- oder Nachname), z.B. „Rodenstock, Optische Werke" ein. Trennen Sie den Hauptnamen mit Komma vom Vornamen, z.B. Mustermann, Hans. Diese Art ist für die Suche ideal. Beim Ausdruck dreht die Software die EDV-gerechte Adresse wieder zu einer korrekten Adresse um und entfernt das Komma.

Suchen: Wählen Sie die Suchfunktion mit [F2] an. Geben Sie als Suchbegriff den Namen oder einen Teil davon ein. Blättern Sie ggf. mit den Pfeiltasten in den Adressen oder wiederholen die Suche.

Sonder- und Zusatzfunktionen:

• Kundenkartennummer
• Bankverbindung für Lastschriftverfahren
• Kennzahlen für Marketing und Kundendefinition
• Memofelder für Bemerkungen
• Archivdatei für Studioarchivnummern oder Seriennummern
• Zusatzindex wählbar. Um andere Eintragung (z.B. Ort) als zusätzlichen Suchbegriff zu bestimmen

Lager und Artikelstamm

Lagerverwaltung: Im Lager pflegen Sie Artikel und Warengruppen für den schnellen Zugriff. winTFS kann mit oder ohne Inventurfunktion betrieben werden.

Artikel neu anlegen: Wählen Sie die Funktion „Neu" und füllen Sie die Maske aus.

(Einzelartikel und Hauptartikel-Nr. sind Sonderfunktionen, die Sie in der Regel nicht benötigen)

Speichern Sie Ihre Eingaben ab, indem Sie alle Felder bearbeiten (zumindest mit Enter bestätigen) oder benutzen Sie die Schnellspeichertaste [Bild - runter], um nicht alle Felder anspringen zu müssen.

Suchen: Tippen Sie im Lager [F2], um zu suchen. Geben Sie als Suchbegriff eine Artikelnummer, den Suchcode (Matchcode), die Artikelbezeichnung oder eine Warengruppe ein. Blättern Sie dann ggf. in den Artikeln. Die Sortierung erfolgt immer anhand des Suchergebnisses. Angenommen Sie haben über die Warengruppe gesucht und gefunden, dann werden die Sätze am Bildschirm auch nach Warengruppen sortiert.

Ändern: Wählen Sie einen Artikel aus und wählen Sie die Funktion „ändern" aus.

Speichern Sie die Änderungen ab, indem Sie alle Felder bestätigen oder nutzen Sie die Schnellspeichertaste [Bild - runter].

Zusatz und Sonderfunktionen:

Multipackpreise, Sonderpreise nach Zeitraum, A,B,C - Kategoriepreise, Texte zu den Artikeln, Zugangsverwaltung und Bewegungsprotokoll , Artikel kopieren usw.

Reparaturmodul

• Service-Modul - Reparaturverwaltung: Hier verwalten Sie die gesamte Reparaturverwaltung einschließlich aller Formulare.
• Auftrag neu - Auftragsannahme: Im Servicemodul klicken Sie auf „Auftrag neu". Wählen Sie eine Adresse oder legen Sie die Adresse neu an. Füllen Sie nun die Felder des Reparaturformulares aus. Die Mängel- und Zubehörliste verfügen über eine Selbstlernfunktion.

Beim Beenden des Auftrags wird abgefragt, welche Grundformulare (Kunden und Geschäftsbeleg) Sie ausdrucken wollen und ob eine Anzahlung gebucht werden soll.

• Auftrag bearbeiten: Nach der Auftragsannahme wird irgendwann die Reparatursache an eine Werkstätte geschickt. Hierzu wählen Sie im Servicemodul zunächst den Auftrag und dann die Funktion „Druck" an.

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